Back to WI2022 Manajemen Proyek
Topic
Questions/Cues
Apa definisi dasar perencanaan?
Apa 10 karakteristik utama perencanaan?
Mengapa perencanaan krusial dalam proyek IT?
Apa itu aturan 40-20-40?
Apa saja dokumen utama yang dihasilkan dalam perencanaan?
Apa itu Team Contract?
Apa 5 elemen dalam Team Contract?
Apa itu Scope Statement?
Apa saja komponen penting dalam Scope Statement?
Reference Points
- ManPro-04-Project-Planning.pdf (Slides 2-14)
Konsep Dasar Perencanaan Proyek
Perencanaan adalah fungsi fundamental dalam manajemen yang melibatkan penetapan tujuan dan penentuan cara untuk mencapainya. Menurut Koontz dan O’Donnell, ini adalah proses memutuskan di muka apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dan siapa yang akan melakukannya.
Karakteristik Utama Perencanaan:
Fungsi Utama: Fondasi bagi semua fungsi manajemen lainnya.
Proses Intelektual: Membutuhkan pemikiran logis, imajinasi, dan kreativitas.
Berorientasi Hasil: Dirancang untuk mencapai tujuan secara efisien.
Berorientasi Masa Depan: Selalu didasarkan pada perkiraan dan kebutuhan di masa datang.
Berkelanjutan: Merupakan proses yang terus-menerus karena lingkungan selalu berubah.
Menyeluruh: Dibutuhkan di semua level dan departemen.
Penghubung Waktu: Menghubungkan masa lalu (pengalaman) dengan masa kini dan masa depan.
Melibatkan Pilihan: Proses memilih alternatif terbaik dari berbagai pilihan yang ada.
Dirancang untuk Efisiensi: Bertujuan mencapai hasil maksimal dengan biaya minimal.
Dasar Pengendalian: Perencanaan menetapkan standar yang akan digunakan untuk proses pengendalian (monitoring).
Perencanaan dalam Konteks Proyek IT
Perencanaan menjadi sangat penting dalam proyek IT karena seringkali melibatkan teknologi baru yang penuh ketidakpastian. Investasi waktu di awal untuk perencanaan dapat menghemat biaya perbaikan yang jauh lebih besar di kemudian hari. Riset menunjukkan perusahaan sukses mengalokasikan 20% waktu proyek untuk inisiasi dan perencanaan.
Aturan praktis seperti 40-20-40 Rule (40% Desain/Spesifikasi, 20% Implementasi/Coding, 40% Pengujian) menunjukkan bahwa porsi implementasi sebenarnya lebih kecil dibandingkan perencanaan dan pengujian.
Dokumen-Dokumen Awal Perencanaan
Perencanaan proyek menghasilkan berbagai dokumen yang menjadi panduan eksekusi. Dua dokumen awal yang fundamental adalah Team Contract dan Scope Statement.
1. Team Contract (Kontrak Tim)
Dokumen ini bukan kontrak legal, melainkan kesepakatan internal tim yang berisi aturan main dan norma perilaku selama proyek berlangsung. Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan harmonis.
Elemen Utama Team Contract:
Code of Conduct: Aturan perilaku dasar.
Participation: Ekspektasi mengenai partisipasi dan kontribusi setiap anggota.
Communication: Pedoman komunikasi (kapan menggunakan email, rapat, dll.).
Problem Solving: Prosedur untuk menyelesaikan konflik atau masalah teknis.
Meeting Guidelines: Aturan untuk menjalankan rapat secara efektif (tepat waktu, agenda jelas, dll.).
2. Scope Statement (Pernyataan Lingkup)
Ini adalah dokumen krusial yang mendefinisikan secara jelas dan detail batasan-batasan proyek. Tujuannya adalah untuk memastikan semua stakeholder memiliki pemahaman yang sama tentang apa saja yang termasuk (in-scope) dan tidak termasuk (out-of-scope) dalam proyek.
Komponen Utama Scope Statement:
Project Justification: Alasan mengapa proyek ini dijalankan.
Product Characteristics and Requirements: Deskripsi tentang produk yang akan dihasilkan dan persyaratan yang harus dipenuhi.
Summary of Project Deliverables: Daftar semua hasil kerja yang akan diserahkan, baik yang terkait manajemen (laporan) maupun produk (fitur software).
Project Success Criteria: Kriteria objektif yang akan digunakan untuk menilai keberhasilan proyek.
Perencanaan proyek adalah fungsi manajemen fundamental yang menetapkan tujuan dan cara mencapainya, menjadi sangat krusial dalam proyek IT untuk mengelola ketidakpastian. Proses ini menghasilkan dokumen-dokumen penting, diawali dengan Team Contract untuk mengatur norma kerja tim dan Scope Statement untuk mendefinisikan secara tegas batasan dan hasil kerja proyek.
Additional Information
Pendalaman: Mengapa Team Contract Penting?
Banyak tim proyek, terutama yang baru dibentuk, seringkali meremehkan pentingnya Team Contract. Mereka berasumsi semua orang memiliki etos kerja dan gaya komunikasi yang sama. Kenyataannya, perbedaan kecil dalam ekspektasi (misalnya, satu anggota merasa wajar membalas email dalam 24 jam, sementara yang lain mengharapkan balasan dalam 2 jam) dapat memicu konflik dan miskomunikasi. Dengan menyusun Team Contract di awal, tim secara proaktif membahas dan menyepakati “aturan main”, sehingga mengurangi potensi friksi dan membangun fondasi kerja sama yang solid.
Pendalaman: Scope Statement sebagai Pelindung dari “Scope Creep”
Scope creep adalah fenomena di mana lingkup proyek terus-menerus bertambah tanpa melalui proses kontrol perubahan formal, yang seringkali menyebabkan proyek molor dan membengkak biayanya. Scope Statement yang detail dan telah disetujui oleh semua stakeholder adalah senjata utama Manajer Proyek untuk melawan scope creep. Ketika ada permintaan fitur baru, Manajer Proyek dapat merujuk kembali ke dokumen ini dan berkata, “Berdasarkan Scope Statement yang kita sepakati, fitur ini berada di luar lingkup. Jika ingin menambahkannya, kita perlu melalui proses permintaan perubahan formal untuk menganalisis dampaknya terhadap jadwal dan anggaran.”