Back to WI2022 Manajemen Proyek
Topic
Questions/Cues
Apa tujuan fase Inisiasi formal?
Apa 3 aktivitas utamanya?
Mengapa identifikasi stakeholder krusial?
Apa itu Daftar Stakeholder?
Apa itu Strategi Manajemen Stakeholder?
Apa definisi Project Charter?
Apa bedanya dari Business Case?
Apa itu kriteria SMART?
Apa saja komponen Project Charter?
Apa itu Kick-off Meeting?
Apa agenda utama dalam Kick-off Meeting?
Reference Points
- ManPro-03-Project-Initiating.pdf (Slides 8-14)
Fase Inisiasi
Setelah Business Case disetujui, proyek memasuki fase Inisiasi formal. Tujuannya adalah untuk secara resmi memulai proyek dengan memberikan otorisasi yang jelas dan memastikan semua pihak kunci memiliki pemahaman yang sama sejak awal.
Aktivitas Utama dalam Inisiasi:
Mengidentifikasi Stakeholder: Menentukan semua pihak yang terlibat atau terpengaruh oleh proyek.
Mengembangkan Project Charter: Membuat dokumen resmi yang mengesahkan keberadaan proyek.
Melaksanakan Kick-off Meeting: Mengadakan pertemuan awal untuk menyatukan semua stakeholder.
Identifikasi Stakeholder (Pemangku Kepentingan)
Mengidentifikasi stakeholder secara jelas adalah langkah pertama dan paling penting dalam inisiasi formal, karena persetujuan mereka dibutuhkan untuk mengesahkan Project Charter. Manajer Proyek bertanggung jawab untuk membuat dua dokumen kunci:
Daftar Stakeholder (Stakeholder Register): Sebuah tabel yang berisi informasi dasar tentang setiap stakeholder.
- Isi: Nama, Posisi, Internal/Eksternal, Peran dalam Proyek, Alamat Kontak.
Strategi Manajemen Stakeholder (Stakeholder Management Strategy): Sebuah tabel yang merencanakan cara berinteraksi dengan setiap stakeholder.
Isi: Nama, Tingkat Kepentingan (Interest), Tingkat Pengaruh (Influence), Strategi Pengelolaan Potensial.
Project Charter
Project Charter adalah dokumen yang secara resmi mengakui keberadaan sebuah proyek dan memberikan wewenang kepada Manajer Proyek untuk menggunakan sumber daya organisasi.
Karakteristik Utama:
Sumber: Berasal dari “luar” tim proyek (biasanya dari sponsor atau manajemen senior).
Sifat: Dokumen ini bersifat tetap dan tidak berubah selama proyek berlangsung.
Kriteria: Harus memenuhi kriteria SMART:
Specific (Spesifik)
Measurable (Terukur)
Achievable (Dapat Dicapai)
Realistic (Realistis)
Time-specific (Memiliki Batasan Waktu)
Komponen Utama Project Charter:
Nama Proyek & Tanggal Mulai/Selesai
Informasi Anggaran
Nama Manajer Proyek
Tujuan Proyek yang Jelas
Kriteria Keberhasilan Proyek
Pendekatan yang Akan Digunakan
Peran dan Tanggung Jawab Tim
Kick-off Meeting (Pertemuan Awal)
Ini adalah pertemuan yang diadakan di awal proyek, setelah Project Charter disetujui. Tujuannya adalah agar semua stakeholder dapat bertemu, meninjau kembali tujuan proyek, dan mendiskusikan rencana ke depan.
Agenda Utama:
Penjelasan tujuan pertemuan.
Pembahasan agenda secara terstruktur.
Sesi pendokumentasian item aksi (siapa melakukan apa, kapan).
Penentuan jadwal pertemuan berikutnya.
Notulen rapat harus segera didistribusikan setelah pertemuan selesai.
Fase Inisiasi formal meresmikan sebuah proyek melalui tiga langkah kunci: mengidentifikasi semua stakeholder dan merencanakan cara berinteraksi dengan mereka, membuat Project Charter sebagai dokumen otorisasi resmi yang memenuhi kriteria SMART, dan menyelenggarakan Kick-off Meeting untuk menyelaraskan pemahaman dan ekspektasi seluruh pihak yang terlibat sejak awal.
Additional Information
Pendalaman: Kekuatan Tanda Tangan pada Project Charter
Mendapatkan tanda tangan dari stakeholder kunci pada Project Charter bukanlah sekadar formalitas. Ini adalah tindakan psikologis yang kuat. Dengan menandatangani, para stakeholder secara eksplisit menyatakan komitmen dan persetujuan mereka terhadap tujuan dan batasan proyek. Hal ini sangat membantu Manajer Proyek di kemudian hari jika terjadi “scope creep” (permintaan penambahan lingkup di luar rencana) atau perselisihan, karena Project Charter yang telah ditandatangani dapat digunakan sebagai acuan dasar yang telah disepakati bersama.
Pendalaman: Analisis Matriks Pengaruh/Kepentingan Stakeholder
Dalam menyusun Strategi Manajemen Stakeholder, seringkali digunakan matriks 2x2 untuk memetakan stakeholder berdasarkan Tingkat Pengaruh (Influence) dan Tingkat Kepentingan (Interest) mereka.
Pengaruh Tinggi, Kepentingan Tinggi (Manage Closely): Harus dikelola dengan sangat dekat dan dipuaskan. Mereka adalah pemain kunci.
Pengaruh Tinggi, Kepentingan Rendah (Keep Satisfied): Cukup puaskan mereka, jangan sampai mereka menjadi tidak puas dan menggunakan pengaruhnya untuk menghambat proyek.
Pengaruh Rendah, Kepentingan Tinggi (Keep Informed): Informasikan mereka secara teratur karena mereka sangat tertarik dengan hasil proyek.
Pengaruh Rendah, Kepentingan Rendah (Monitor): Cukup pantau mereka dengan usaha minimal.