Back to WI2022 Manajemen Proyek
Topic
Questions/Cues
Apa itu fase Pra-Inisiasi?
Apa saja aktivitas dalam Pra-Inisiasi?
Apa itu Business Case?
Apa 4 atribut dari Business Case?
Apa saja 9 komponen utama dalam Business Case?
Apa isi dari Latar Belakang & Tujuan Bisnis?
Apa yang dijelaskan dalam Situasi Saat Ini?
Mengapa Asumsi dan Batasan penting?
Apa isi dari Analisa Alternatif?
Apa saja komponen perencanaan awal? (Kebutuhan, Anggaran, Jadwal)
Mengapa risiko perlu diidentifikasi di awal?
Reference Points
- ManPro-03-Project-Initiating.pdf (Slides 3-7)
Fase Pra-Inisiasi
Fase Pra-Inisiasi adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan sebelum sebuah proyek secara resmi dimulai atau disetujui. Tujuannya adalah untuk meletakkan dasar dan memastikan bahwa proyek yang akan diusulkan benar-benar layak dan sejalan dengan tujuan strategis organisasi.
Aktivitas Utama dalam Pra-Inisiasi:
Menentukan batasan awal untuk lingkup (scope), waktu (time), dan biaya (cost).
Mengidentifikasi sponsor proyek (pihak yang mendanai atau memperjuangkan proyek).
Memilih manajer proyek.
Mengembangkan Business Case untuk justifikasi proyek.
Mengkaji proses dan harapan untuk pengelolaan proyek.
Menentukan apakah proyek besar perlu dipecah menjadi proyek-proyek yang lebih kecil.
Business Case
Business Case adalah sebuah dokumen yang menyajikan analisis komprehensif mengenai nilai, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari sebuah rencana proyek. Dokumen ini berfungsi sebagai justifikasi utama untuk meyakinkan para pengambil keputusan agar menyetujui dan menginvestasikan sumber daya pada proyek tersebut.
Atribut Business Case yang Baik:
Menjelaskan semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat.
Menyajikan perbandingan alternatif yang jelas.
Menyajikan informasi secara objektif.
Memberikan ringkasan temuan yang sistematis.
Komponen Detail dalam Business Case
Latar Belakang (Introduction/Background): Deskripsi mengenai lingkup organisasi dan alasan mendasar mengapa produk/layanan (P/L) dari proyek ini dibutuhkan.
Tujuan Bisnis (Business Objective): Menjelaskan dampak positif proyek terhadap tujuan besar organisasi jika berhasil. Contoh: “meningkatkan produktivitas sebesar 20%”, “mengurangi biaya operasional hingga 15%“.
Situasi Saat Ini dan Persoalan/Peluang (Current Situation and Problem/Opportunity): Analisis kondisi yang ada saat ini, termasuk masalah pada sistem lama atau peluang baru yang bisa diambil.
Asumsi dan Batasan (Critical Assumption and Constraints): Menjelaskan asumsi-asumsi yang menjadi dasar perencanaan (misalnya, “kurs dolar diasumsikan stabil”) dan batasan-batasan yang ada (misalnya, “proyek harus selesai sebelum kuartal empat”).
Analisa Alternatif dan Rekomendasi (Analysis of Options and Recommendation): Mempertimbangkan berbagai pilihan solusi. Contoh: “membangun sistem dari awal”, “mengembangkan sistem yang sudah ada”, atau “membeli dan menyesuaikan aplikasi jadi”. Diakhiri dengan rekomendasi solusi terbaik.
Kebutuhan Awal Proyek (Preliminary Project Requirements): Daftar kebutuhan utama yang harus dipenuhi agar proyek bisa berjalan.
Perkiraan Anggaran dan Analisa Keuangan (Budget Estimate and Financial Analysis): Estimasi kasar biaya proyek, idealnya dilengkapi dengan analisis finansial seperti ROI (Return on Investment) atau NPV (Net Present Value).
Perkiraan Jadwal (Schedule Estimate): Rencana jadwal tingkat tinggi (high-level) yang menunjukkan durasi perkiraan proyek.
Risiko (Potential Risks): Identifikasi awal risiko-risiko potensial yang bisa muncul selama proyek berlangsung.
Fase Pra-Inisiasi adalah tahap fundamental sebelum proyek disetujui, di mana justifikasi kelayakan proyek disusun secara detail melalui sebuah Business Case. Dokumen ini menganalisis secara objektif mulai dari tujuan bisnis, perbandingan alternatif solusi, hingga perkiraan biaya, jadwal, dan risiko, yang berfungsi sebagai landasan bagi para pengambil keputusan untuk memberikan persetujuan proyek.
Additional Information
Pendalaman: Analisis Finansial dalam Business Case
Bagian “Analisa Keuangan” sering kali menjadi penentu utama dalam persetujuan proyek. Beberapa metrik yang umum digunakan adalah:
Return on Investment (ROI): Mengukur persentase keuntungan dari total biaya investasi. Formula:
(Manfaat Finansial - Biaya Investasi) / Biaya Investasi. Semakin tinggi ROI, semakin menarik proyek tersebut.Net Present Value (NPV): Menghitung nilai sekarang dari semua arus kas masa depan (baik pemasukan maupun pengeluaran) yang dihasilkan oleh proyek. Jika NPV positif, proyek dianggap layak secara finansial karena keuntungannya melebihi nilai investasi awal.
Payback Period: Menghitung berapa lama waktu yang dibutuhkan agar total pendapatan dari proyek bisa menutupi total biaya investasi awal. Semakin pendek periode pengembalian, semakin rendah risikonya.
Eksplorasi Mandiri
Coba buat sebuah kerangka Business Case sederhana untuk proyek fiktif, misalnya: “Implementasi Sistem Absensi Online di Sebuah Perusahaan dengan 100 Karyawan”. Identifikasi setidaknya 5 dari 9 komponen yang telah dijelaskan di atas untuk proyek tersebut.