IF Notes

Detail Proses Manajemen Proyek dan Keterkaitannya

5 min read

Back to WI2022 Manajemen Proyek

Topic

Questions/Cues

  • Apa tujuan dan aktivitas utama proses Inisiasi?

  • Apa itu Project Charter?

  • Mengapa proses Perencanaan sangat penting?

  • Apa hasil utama dari proses Eksekusi?

  • Apa fungsi dari proses Monitoring & Controlling?

  • Mengapa proses ini tumpang tindih dengan semua proses lain?

  • Apa saja aktivitas dalam proses Penutupan?

  • Apa itu ‘lessons learned’?

  • Bagaimana Kelompok Proses dan Area Pengetahuan saling terkait?

Reference Points

  • ManPro-02-Pengertian-Manajemen-Proyek.pdf (Slides 18-25)

1. Project Initiating (Inisiasi Proyek)

Tujuan: Memberikan definisi formal dan otorisasi untuk memulai sebuah proyek baru atau fase proyek. Pada tahap ini, organisasi secara resmi mengakui keberadaan proyek.

Aktivitas Utama:

  • Mendefinisikan Business Case: Menjelaskan kebutuhan bisnis dan alasan mengapa proyek ini perlu dilakukan.

  • Menentukan Batasan Awal: Menetapkan estimasi awal untuk ruang lingkup, waktu, dan biaya.

  • Menunjuk Manajer Proyek: Menetapkan siapa yang akan bertanggung jawab atas proyek.

  • Mengidentifikasi Stakeholder: Menentukan siapa saja pihak yang terlibat dan terpengaruh oleh proyek.

  • Menetapkan Project Charter: Membuat dokumen yang secara resmi mengesahkan proyek dan memberikan wewenang kepada manajer proyek.

Proses inisiasi juga berlaku saat mempersiapkan pengakhiran proyek, seperti memastikan semua pekerjaan selesai dan sumber daya dikembalikan.

2. Project Planning (Perencanaan Proyek)

Tujuan: Mendefinisikan dan memelihara sebuah rencana kerja yang realistis dan dapat dijalankan (workable) untuk memastikan proyek memenuhi tujuan organisasi. Rencana ini menjadi panduan utama untuk eksekusi.

Pentingnya Perencanaan:

  • Panduan Eksekusi: Rencana yang baik adalah kunci untuk eksekusi yang terarah.

  • Krusial untuk Proyek IT: Sangat penting untuk proyek IT yang sering kali melibatkan ketidakpastian dan teknologi baru.

  • Prinsip Investasi Awal: Dikenal pepatah, “Satu dolar yang dihabiskan di muka untuk perencanaan bernilai seratus dolar yang dihabiskan setelah sistem diimplementasikan.”

  • Praktik Terbaik: Perusahaan yang sukses biasanya mengalokasikan sekitar 20% dari total waktu proyek untuk fase inisiasi dan perencanaan.

Luaran: Berbagai dokumen rencana, seperti rencana manajemen lingkup, jadwal, biaya, dan pengadaan.

3. Project Executing (Eksekusi Proyek)

Tujuan: Melakukan semua pekerjaan yang telah didefinisikan dalam rencana proyek untuk menghasilkan deliverables (produk, layanan, atau hasil). Ini adalah fase di mana sumber daya paling banyak digunakan.

Aktivitas Utama:

  • Mengoordinasikan Tim dan Sumber Daya: Mengarahkan tim dan mengelola sumber daya lain (fisik, finansial).

  • Melaksanakan Rencana: Menjalankan tugas-tugas yang sudah dijadwalkan.

  • Menjamin Kualitas (Quality Assurance): Memastikan pekerjaan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.

  • Mendistribusikan Informasi: Menjaga alur komunikasi tetap berjalan.

  • Mengelola Harapan Stakeholder: Berinteraksi dengan stakeholder untuk memastikan kebutuhan mereka terpenuhi.

4. Project Monitoring and Controlling (Pemantauan & Pengendalian)

Tujuan: Melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan serta kinerja proyek. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi penyimpangan dari rencana dan mengambil tindakan korektif.

Karakteristik Utama:

  • Pengukuran Kinerja: Mengukur kemajuan terhadap baseline (lingkup, jadwal, biaya).

  • Manajemen Perubahan: Memastikan setiap perubahan yang diperlukan pada rencana dilakukan secara efisien dan terkendali.

  • Menyeluruh: Proses ini memengaruhi semua fase lain dalam siklus hidup proyek dan tumpang tindih dengan semua kelompok proses lainnya, karena perubahan bisa terjadi kapan saja.

  • Melibatkan 8 dari 10 Area Pengetahuan.

5. Project Closing (Penutupan Proyek)

Tujuan: Menyelesaikan semua aktivitas secara formal untuk mengakhiri proyek atau sebuah fase proyek. Ini melibatkan penerimaan formal atas hasil proyek dari stakeholder.

Aktivitas Utama:

  • Prosedur Administratif: Mengarsipkan dokumen proyek, mendokumentasikan lessons learned, dan secara resmi menerima hasil pekerjaan.

  • Prosedur Kontrak: Menyelesaikan dan menutup semua kontrak dengan vendor atau pemasok.

  • Pelepasan Sumber Daya: Mengembalikan tim dan sumber daya lain ke organisasi.

  • Tinjauan Pasca-Proyek: Banyak organisasi meninjau kembali hasil proyek (misalnya, penghematan biaya yang diproyeksikan) beberapa waktu setelah proyek selesai untuk mengevaluasi manfaat jangka panjang.

Keterkaitan Proses dan Area Pengetahuan

Kelima Kelompok Proses ini tidak bekerja secara terpisah, melainkan berinteraksi dengan 10 Area Pengetahuan. Matriks di bawah (berdasarkan PMBOK) menunjukkan di mana aktivitas dari setiap Area Pengetahuan terjadi dalam Kelompok Proses.

Contoh:

  • Aktivitas Develop Project Charter (dari Area Integration Management) terjadi pada proses Initiating.

  • Aktivitas Define Scope dan Create WBS (dari Area Scope Management) terjadi pada proses Planning.

  • Aktivitas Acquire Project Team (dari Area Human Resource Management) terjadi pada proses Executing.

  • Aktivitas Control Scope dan Control Schedule (dari Area Scope dan Time Management) terjadi pada proses Monitoring and Controlling.

  • Aktivitas Close Project or Phase (dari Area Integration Management) terjadi pada proses Closing.

Summary

Manajemen proyek dijalankan melalui lima Kelompok Proses yang saling terkait: Inisiasi (otorisasi proyek), Perencanaan (membuat peta jalan), Eksekusi (melakukan pekerjaan), Monitoring & Controlling (memastikan proyek tetap di jalurnya), dan Penutupan (menyelesaikan proyek secara formal). Setiap proses ini berinteraksi secara dinamis dengan 10 Area Pengetahuan, membentuk sebuah matriks komprehensif yang memandu semua aktivitas dari awal hingga akhir untuk memastikan proyek mencapai tujuannya dengan sukses.

Graph View

Backlinks