Back to WI2022 Manajemen Proyek
Membuat Work Breakdown Structure (WBS)
Questions/Cues
Apa itu WBS?
Apa itu dekomposisi?
Apa itu Work Package?
Bagaimana cara menyusun WBS?
Apa itu WBS Dictionary?
Apa itu Scope Baseline?
Apa saja pendekatan membuat WBS?
Reference Points
- ManPro-05-Project-Scope-Management.pdf (Slides 23-35)
Proses 4: Create WBS (Membuat Struktur Rincian Kerja)
Work Breakdown Structure (WBS) adalah proses memecah (dekomposisi) deliverables proyek dan pekerjaan proyek menjadi komponen-komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. WBS adalah fondasi dari perencanaan proyek.
Prinsip Utama: WBS berorientasi pada deliverable (hasil kerja), bukan pada aktivitas. WBS mendefinisikan “apa” yang akan dihasilkan, bukan “bagaimana” cara mengerjakannya.
Aturan 100%: Total pekerjaan di level bawah WBS harus sama dengan 100% dari pekerjaan induknya. Tidak boleh ada pekerjaan yang terlewat atau ditambahkan di luar lingkup.
Work Package: Level terendah dalam WBS. Ini adalah unit pekerjaan di mana biaya dan durasi dapat diestimasi dan dikelola.
Struktur dan Format WBS
WBS dapat digambarkan dalam beberapa cara, yang paling umum adalah:
Struktur Pohon (Tree Structure): Mirip dengan bagan organisasi, ini adalah cara visual yang paling intuitif untuk menampilkan hierarki pekerjaan.
Daftar Tabular (Tabular List): Menggunakan sistem penomoran berjenjang (misal: 1.0, 1.1, 1.1.1) untuk menunjukkan hierarki. Format ini mudah diimpor ke software manajemen proyek.
Cara Mengorganisir WBS
WBS dapat di-dekomposisi berdasarkan beberapa pendekatan:
Berdasarkan Produk (By Products/Deliverables): Setiap cabang utama WBS adalah komponen utama dari produk akhir. (Contoh: Website Intranet dipecah menjadi Home Page, Marketing Pages, Sales Pages).
Berdasarkan Fase Proyek (By Project Phases): Cabang utama adalah fase-fase dalam siklus hidup proyek. (Contoh: Proyek Intranet dipecah menjadi Concept, Design, Development, Roll Out, Support).
Berdasarkan Grup Proses (By Process Groups): Cabang utama adalah grup proses manajemen proyek (Inisiasi, Perencanaan, Eksekusi, Pengendalian, Penutupan).
WBS Dictionary dan Scope Baseline
WBS Dictionary: Sebuah dokumen pendukung yang memberikan deskripsi detail untuk setiap komponen dalam WBS. Isinya bisa berupa deskripsi pekerjaan, deliverables yang diharapkan, kriteria penerimaan, estimasi durasi, dan penanggung jawab. Tujuannya adalah untuk menghilangkan ambiguitas.
Scope Baseline: Versi dari Scope Statement, WBS, dan WBS Dictionary yang telah disetujui. Scope Baseline menjadi acuan resmi untuk mengukur kinerja dan mengelola perubahan. Setiap perubahan pada lingkup harus melalui proses kontrol perubahan formal dan, jika disetujui, akan memperbarui baseline ini.
Pendekatan dalam Penyusunan WBS
Top-Down: Mulai dari level tertinggi (proyek secara keseluruhan) lalu memecahnya ke level yang lebih detail. Ini pendekatan yang paling umum.
Bottom-Up: Mulai dengan mengidentifikasi semua pekerjaan detail (work package) yang mungkin, lalu mengelompokkannya ke level yang lebih tinggi. Berguna ketika detail pekerjaan lebih jelas daripada gambaran besarnya.
Analogi (Analogy): Menggunakan WBS dari proyek serupa di masa lalu sebagai titik awal. Ini mempercepat proses dan memastikan tidak ada yang terlewat.
Mind Mapping: Dimulai dengan ide utama di tengah, lalu membuat cabang-cabang untuk setiap deliverable atau komponen kerja. Ini adalah cara yang kreatif dan fleksibel untuk brainstorming WBS.
Work Breakdown Structure (WBS) adalah alat fundamental dalam perencanaan proyek yang secara hierarkis memecah total lingkup pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan dapat dikelola, yang disebut work package. Dibuat dengan pendekatan seperti top-down atau bottom-up, WBS yang baik (didukung oleh WBS Dictionary) akan membentuk Scope Baseline yang disetujui, yang berfungsi sebagai acuan utama untuk mengukur kinerja dan mengendalikan perubahan selama siklus hidup proyek.
Additional Information
Tips Praktis Membuat WBS yang Efektif
Libatkan Tim: Selalu libatkan anggota tim yang akan mengerjakan tugas tersebut. Mereka memiliki pemahaman terbaik tentang pekerjaan yang diperlukan.
Gunakan Kata Benda, Bukan Kata Kerja: Karena WBS berorientasi pada hasil (deliverable), gunakan kata benda (misal: “Laporan Analisis Kebutuhan”) bukan kata kerja (misal: “Menganalisis Kebutuhan”). Aktivitas (kata kerja) akan didefinisikan nanti dalam jadwal proyek.
Aturan 8/80: Sebuah panduan informal menyarankan bahwa sebuah work package idealnya membutuhkan antara 8 hingga 80 jam kerja. Kurang dari 8 jam mungkin terlalu detail (micromanagement), lebih dari 80 jam mungkin terlalu besar untuk dikelola dengan baik.
Fokus pada Apa, Bukan Kapan: WBS tidak menyiratkan urutan pengerjaan. Urutan atau dependensi antar tugas akan diatur dalam diagram jaringan proyek (Project Network Diagram) dan Jadwal (Gantt Chart).
Software untuk Membuat WBS
Microsoft Project: Standar industri untuk manajemen proyek, memiliki fitur WBS yang sangat kuat.
WBS Chart Pro: Perangkat lunak khusus untuk membuat dan memvisualisasikan WBS.
XMind / MindMeister: Alat mind mapping yang sangat baik untuk sesi brainstorming WBS awal.
Jira: Meskipun fokus pada Agile, struktur Epic → Story → Sub-task secara konseptual mirip dengan dekomposisi WBS.