Mendefinisikan Scope

Back to WI2022 Manajemen Proyek

Mendefinisikan Lingkup Proyek (Define Scope)

Questions/Cues

• Apa tujuan Define Scope?

• Apa itu Scope Statement?

• Apa itu MOV?

• Apa syarat MOV yang baik?

• Apa itu DDT?

• Apa itu DSC?

• Bagaimana hubungan ketiganya?

Reference Points

• ManPro-05-Project-Scope-Management.pdf (Slides 14-22)

Proses 3: Define Scope (Mendefinisikan Lingkup)

Setelah kebutuhan dikumpulkan, proses Define Scope bertujuan untuk mengembangkan deskripsi yang detail dan terperinci mengenai proyek dan produk yang akan dihasilkan. Tujuannya adalah menetapkan batasan-batasan yang jelas.

• Pentingnya Definisi Lingkup yang Baik:

  • Meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya, dan sumber daya.

  • Menjadi baseline (dasar acuan) untuk mengukur performa dan mengendalikan proyek.

  • Membantu mengkomunikasikan tanggung jawab kerja yang jelas kepada tim.

• Output Utama: Project Scope Statement (Pernyataan Lingkup Proyek).

Project Scope Statement

Ini adalah dokumen utama yang mendeskripsikan lingkup proyek, deliverables utama, asumsi, dan batasan. Dokumen ini menjadi referensi bersama bagi semua stakeholder.

Measurable Organizational Value (MOV)

Dalam manajemen proyek TI, kesuksesan sebuah proyek diukur melalui MOV (Measurable Organizational Value). MOV adalah pernyataan yang mendefinisikan nilai yang akan diberikan proyek kepada organisasi. Ini adalah “mengapa” kita melakukan proyek ini.

• Karakteristik MOV yang Baik:

  1. Terukur (Measurable): Harus bisa diukur secara kuantitatif. Contoh: “Meningkatkan pangsa pasar sebesar 5%,” bukan “Meningkatkan pangsa pasar.”

  2. Memberikan Nilai (Value): Harus membawa manfaat nyata bagi organisasi (misalnya, lebih efisien, lebih menguntungkan).

  3. Disepakati Bersama (Agreed upon): Semua stakeholder kunci harus setuju dengan MOV yang ditetapkan.

  4. Dapat Diverifikasi (Verifiable): Di akhir proyek, kita harus bisa memeriksa dan membuktikan bahwa MOV telah tercapai.

• Contoh MOV yang Kuat: “Mendaratkan manusia di bulan dan mengembalikannya dengan selamat pada akhir dekade ini” (John F. Kennedy). Ini sangat jelas, terukur (mendarat & kembali selamat), dan memiliki batas waktu (akhir dekade).

Deliverable Definition Table (DDT)

DDT adalah sebuah tabel yang digunakan untuk mendefinisikan dan mengkomunikasikan setiap deliverable proyek secara detail. Ini membantu memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.

• Kolom Umum pada DDT:

  • Deliverable: Nama hasil kerja (misal: “Business Case Document”).

  • Structure/Format: Bentuk dari deliverable (misal: Dokumen, Prototipe, Database).

  • Standards: Standar atau metodologi yang harus diikuti.

  • Approval Needed By: Siapa yang berhak menyetujui deliverable ini (misal: Project Sponsor).

  • Resources Required: Sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Deliverable Structure Chart (DSC)

DSC adalah diagram hierarkis (mirip struktur organisasi) yang memecah deliverables proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. DSC berfungsi sebagai jembatan untuk membuat Work Breakdown Structure (WBS).

• Tujuan DSC: Mengorganisir semua deliverables dari level tertinggi (proyek itu sendiri) hingga level terendah yang disebut work package.

• Work Package: Unit pekerjaan terkecil dalam DSC yang nantinya akan menjadi dasar untuk estimasi dan penjadwalan di WBS.

Summary

Proses Mendefinisikan Lingkup (Define Scope) bertujuan untuk menciptakan pemahaman yang jelas dan terperinci mengenai batasan proyek, yang dituangkan dalam Project Scope Statement. Untuk mencapainya, proyek harus memiliki tujuan yang terukur dan bernilai bagi organisasi (Measurable Organizational Value/MOV), di mana setiap hasil kerja (deliverables) didefinisikan secara spesifik dalam Deliverable Definition Table (DDT) dan diorganisir secara hierarkis dalam Deliverable Structure Chart (DSC) sebagai persiapan untuk pemecahan pekerjaan lebih lanjut.

Additional Information

Hubungan antara MOV, DDT, dan DSC

Ketiga alat ini bekerja secara sinergis untuk mendefinisikan lingkup:

1. MOV menetapkan “Mengapa”: Ini adalah tujuan akhir yang ingin dicapai proyek. Semua keputusan lingkup harus selaras dengan MOV.

2. DSC mendefinisikan “Apa”: Ini memvisualisasikan semua hasil kerja (deliverables) yang harus diproduksi untuk mencapai MOV.

3. DDT memberikan detail dari “Apa”: Ini memberikan spesifikasi rinci untuk setiap deliverable yang ada di DSC, memastikan tidak ada ambiguitas.

Alurnya adalah: Tentukan tujuan (MOV), pecah tujuan menjadi hasil kerja utama (DSC), lalu detailkan setiap hasil kerja tersebut (DDT).

Eksplorasi Mandiri: Membuat MOV untuk Proyek Pribadi

Pikirkan sebuah proyek yang ingin Anda lakukan (misalnya, belajar bahasa pemrograman baru, membangun portofolio online, atau memulai channel YouTube). Coba rumuskan sebuah MOV untuk proyek tersebut yang memenuhi empat kriteria (Measurable, Value, Agreed upon (dengan diri sendiri), Verifiable).

• Contoh Buruk: “Saya ingin belajar Python.” (Tidak terukur)

• Contoh Baik: “Dalam 3 bulan ke depan, saya akan menyelesaikan kursus Python dasar dan membangun satu aplikasi web sederhana yang dapat di-hosting secara online untuk ditambahkan ke portofolio saya.” (Terukur, bernilai, dapat diverifikasi).