IF Notes

Pengantar, Perencanaan, dan Pengumpulan Kebutuhan

5 min read

Back to WI2022 Manajemen Proyek

Pengantar, Perencanaan, dan Pengumpulan Kebutuhan Proyek

Questions/Cues

  • Apa itu Lingkup Proyek?

  • Mengapa Manajemen Lingkup penting?

  • Apa saja 6 proses utamanya?

  • Bagaimana merencanakan manajemen lingkup?

  • Apa itu pengumpulan kebutuhan?

  • Bagaimana cara mengumpulkan kebutuhan?

  • Apa itu RTM?

Reference Points

  • ManPro-05-Project-Scope-Management.pdf (Slides 1-13)

Apa itu Manajemen Lingkup Proyek (Project Scope Management)?

Manajemen Lingkup Proyek adalah serangkaian proses yang memastikan sebuah proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk menyelesaikan proyek tersebut dengan sukses.

  • Lingkup Proyek (Project Scope): Mendefinisikan semua pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil dengan fitur dan fungsi yang telah ditentukan. Ini adalah “apa” yang akan kita kerjakan.

  • Tujuan Utama: Mendefinisikan dan mengendalikan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Ini membantu menghindari “scope creep”, yaitu penambahan fitur atau pekerjaan di luar lingkup asli yang tidak terkendali.

Pentingnya Manajemen Lingkup

Kesalahan dalam mendefinisikan lingkup adalah salah satu penyebab utama kegagalan proyek perangkat lunak.

  • Statistik Kegagalan:

    • Penyebab Terbesar: Kesalahan mendefinisikan kebutuhan (Survey Standish Group, 1995-1996).

    • Biaya Rework: Mengolah kembali pekerjaan yang salah (rework) dapat memakan 30-50% dari total biaya proyek.

    • Akar Masalah Rework: Sekitar 70-80% rework disebabkan oleh kesalahan dalam manajemen lingkup.

  • Faktor Keberhasilan Terkait Lingkup:

    • Keterlibatan User: Pengguna harus aktif terlibat dalam mendefinisikan apa yang mereka butuhkan.

    • Obyektif Bisnis Jelas: Proyek harus selaras dengan tujuan bisnis yang jelas.

    • Lingkup yang Sesuai: Lingkup tidak terlalu besar (ambisius) atau terlalu kecil (tidak bernilai).

    • Kebutuhan Dasar Tegas: Persyaratan inti harus didefinisikan dengan kokoh sejak awal.

Enam Proses Utama dalam Manajemen Lingkup Proyek

Proses ini dibagi menjadi dua kelompok utama: Planning serta Monitoring and Controlling.

  1. Plan Scope Management: Membuat rencana tentang bagaimana lingkup akan didefinisikan, divalidasi, dan dikendalikan.

  2. Collect Requirements: Mengumpulkan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan dari para stakeholder.

  3. Define Scope: Mengembangkan deskripsi detail tentang proyek dan produk yang akan dihasilkan.

  4. Create WBS (Work Breakdown Structure): Memecah deliverables proyek menjadi bagian-bagian pekerjaan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

  5. Validate Scope: Proses mendapatkan persetujuan formal dari stakeholder atas deliverables yang telah selesai.

  6. Control Scope: Memantau status lingkup proyek dan produk serta mengelola perubahan pada scope baseline.

Proses 1: Plan Scope Management (Perencanaan)

Ini adalah proses “merencanakan cara merencanakan”. Tujuannya adalah untuk membuat Scope Management Plan.

  • Input: Project Charter, Preliminary Scope Statement, dan Project Management Plan yang sudah ada.

  • Output (Scope Management Plan): Dokumen ini menjelaskan bagaimana tim proyek akan:

    • Mempersiapkan Project Scope Statement (pernyataan lingkup proyek) yang detail.

    • Membuat Work Breakdown Structure (WBS).

    • Memverifikasi bahwa deliverables (hasil kerja) telah selesai dan memenuhi kriteria.

    • Mengendalikan permintaan perubahan terhadap lingkup proyek.

Proses 2: Collect Requirements (Pengumpulan Kebutuhan)

Ini adalah proses untuk menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan dan harapan stakeholder. Kebutuhan adalah “kondisi atau kapabilitas yang harus dipenuhi oleh proyek atau produk untuk memuaskan sebuah perjanjian atau spesifikasi formal.”

  • Output Utama:

    1. Requirements Documentation: Dokumen yang menjelaskan setiap kebutuhan secara detail, termasuk prioritas, kategori, dan kriteria penerimaan.

    2. Requirements Traceability Matrix (RTM): Sebuah tabel yang menghubungkan setiap kebutuhan dari asalnya (misal: tujuan bisnis, permintaan stakeholder) hingga deliverables yang memenuhinya. RTM memastikan tidak ada kebutuhan yang terlewat.

  • Teknik Pengumpulan Kebutuhan:

    • Interview: Wawancara satu-satu dengan stakeholder.

    • Focus Group Discussion (FGD): Diskusi terarah dengan sekelompok stakeholder untuk mendapatkan pemahaman mendalam.

    • Questionnaires & Surveys: Menyebarkan kuesioner untuk mengumpulkan informasi dari banyak orang.

    • Observation: Mengamati pengguna saat mereka melakukan pekerjaan mereka untuk memahami proses dan tantangan yang ada.

    • Prototyping: Membuat model awal dari produk untuk mendapatkan umpan balik visual dan fungsional dari pengguna.

    • Benchmarking: Membandingkan dengan praktik terbaik atau produk serupa dari organisasi lain.

Summary

Manajemen Lingkup Proyek adalah fondasi krusial untuk keberhasilan proyek, yang berfokus pada pendefinisian semua pekerjaan yang diperlukan secara akurat untuk menghindari kegagalan dan biaya pengerjaan ulang (rework). Proses ini dimulai dengan membuat sebuah rencana formal (Plan Scope Management) tentang bagaimana lingkup akan dikelola, diikuti dengan proses sistematis untuk mengumpulkan, mendokumentasikan, dan melacak semua kebutuhan stakeholder (Collect Requirements) menggunakan berbagai teknik seperti wawancara, FGD, dan prototyping untuk memastikan tidak ada yang terlewat.

Graph View

Backlinks