Back to WI2022 Manajemen Proyek
Topic
Questions/Cues
Apa definisi proyek?
Apa saja karakteristik utama sebuah proyek?
Apa saja jenis-jenis proyek?
Apa bedanya Proyek, Program, dan Kegiatan Rutin?
Apa itu Triple Constraint?
Apa tujuan utama Manajemen Proyek?
Reference Points
- Slides 12-21
Definisi dan Karakteristik Proyek
Menurut PMBOK, proyek adalah usaha sementara (temporary) yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik.
Dua kata kunci di sini adalah:
Sementara: Proyek memiliki titik awal dan akhir yang jelas. Durasi terbatas.
Unik: Hasil akhir (output) dari proyek berbeda dari yang pernah ada sebelumnya. Proyek bukanlah pekerjaan rutin yang berulang.
Karakteristik (atribut) lain dari sebuah proyek adalah:
Tujuan Terdefinisi: Punya sasaran yang spesifik dan jelas.
Sumber Daya Terbatas: Dibatasi oleh anggaran (biaya), waktu, dan ruang lingkup (scope).
Progressive Elaboration: Detail proyek dikembangkan secara bertahap seiring berjalannya proyek.
Mengandung Risiko: Setiap proyek memiliki ketidakpastian yang perlu dikelola.
Jenis-Jenis Proyek
Proyek dapat diklasifikasikan berdasarkan beberapa kategori:
Berdasarkan Skala:
Kecil: Tim kecil, lingkup terbatas (misal: membuat aplikasi sederhana).
Menengah: Tim lebih besar, lingkup luas (misal: membangun gedung kantor).
Besar: Melibatkan banyak tim, bisa multinasional (misal: membangun bandara).
Berdasarkan Industri:
Konstruksi: Pembangunan fisik (gedung, jembatan).
Teknologi Informasi (TI): Pengembangan software, implementasi infrastruktur IT.
Penelitian & Pengembangan (R&D): Menghasilkan penemuan atau produk baru.
Berdasarkan Tujuan:
Komersial: Bertujuan mencari keuntungan finansial.
Sosial: Memberikan dampak positif bagi masyarakat.
Pemerintah: Penyediaan layanan publik.
Proyek vs. Program vs. Kegiatan Rutin
Proyek vs. Kegiatan Rutin (Operasi):
Proyek: Sementara, unik, menghasilkan output spesifik. Siklusnya: Inisiasi → … → Terminasi.
Kegiatan Rutin: Berulang, terus-menerus, menghasilkan output yang sama/standar untuk menopang bisnis. Siklusnya: Direct → Measure → Control (berputar terus).
Proyek vs. Program:
Proyek: Fokus pada output (hasil akhir yang spesifik). Bersifat teknis, jangka pendek, dan lingkupnya jelas.
Program: Adalah sekumpulan proyek yang saling terkait dan dikelola bersama untuk mencapai outcome atau manfaat strategis jangka panjang bagi organisasi. Lingkupnya lebih luas, fleksibel, dan strategis.
The Triple Constraint (Tiga Kendala Utama)
Setiap proyek selalu dibatasi oleh tiga elemen yang saling tarik-menarik, dikenal sebagai Triple Constraint atau Segitiga Manajemen Proyek:
Scope (Ruang Lingkup): Apa saja pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk/layanan yang diinginkan? Apa fitur dan spesifikasinya?
Time (Waktu): Berapa lama waktu yang dialokasikan untuk menyelesaikan proyek?
Cost (Biaya): Berapa besar anggaran yang tersedia untuk proyek?
Ketiga elemen ini saling mempengaruhi. Jika Anda ingin menambah scope, maka kemungkinan besar waktu atau biaya (atau keduanya) juga harus bertambah. Kualitas sering dianggap sebagai elemen pusat yang dipengaruhi oleh ketiga kendala ini.
Tujuan Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk aktivitas proyek agar memenuhi persyaratan proyek. Tujuan utamanya adalah menyeimbangkan Triple Constraint untuk menyelesaikan proyek:
Sesuai Biaya: Menyelesaikan proyek dalam batasan anggaran yang disetujui.
Tepat Waktu: Menyelesaikan proyek sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Sesuai Mutu: Memastikan hasil akhir proyek memenuhi spesifikasi dan standar kualitas yang diharapkan.
Proyek adalah usaha sementara yang unik dengan tujuan spesifik, yang fundamentalnya dibatasi oleh tiga kendala utama: ruang lingkup, waktu, dan biaya (Triple Constraint). Berbeda dari kegiatan rutin yang berulang atau program yang strategis, keberhasilan sebuah proyek diukur dari kemampuan manajemen proyek untuk mencapai hasil yang berkualitas sesuai dengan ketiga batasan tersebut.
Additional Information
Pendalaman: The Iron Triangle
Triple Constraint sering disebut juga “Segitiga Besi” (Iron Triangle). Logikanya sederhana: Anda tidak bisa mengubah satu sisi segitiga tanpa mempengaruhi setidaknya satu sisi lainnya.
Contoh Skenario 1: Klien tiba-tiba meminta fitur tambahan (scope bertambah). Sebagai manajer proyek, Anda harus menjelaskan bahwa ini akan memerlukan tambahan waktu (time) untuk pengerjaan atau tambahan biaya (cost) untuk menambah tenaga kerja.
Contoh Skenario 2: Pimpinan meminta proyek selesai 2 minggu lebih cepat (time berkurang). Ini bisa dicapai dengan menambah biaya (cost) untuk lembur, atau dengan mengurangi beberapa fitur yang tidak esensial (scope berkurang).
Kemampuan seorang manajer proyek dalam menegosiasikan dan mengelola kompromi di antara ketiga elemen inilah yang seringkali menentukan keberhasilan proyek.
Eksplorasi Mandiri
Coba pikirkan sebuah acara sederhana yang pernah Anda selenggarakan (misal: acara ulang tahun, liburan bersama teman). Identifikasi Triple Constraint dari acara tersebut:
Scope: Apa saja kegiatannya? Siapa saja yang diundang? Makanan apa yang disajikan?
Time: Kapan acara dimulai dan selesai? Berapa lama waktu persiapan?
Cost: Berapa total anggaran untuk acara tersebut?
Apakah ada perubahan di tengah jalan? Bagaimana perubahan itu mempengaruhi elemen lainnya?