Perencanaan dan Identifikasi Risiko Proyek

Back to WI2022 Manajemen Proyek

Perencanaan dan Identifikasi Risiko Proyek

Questions/Cues

• Apa itu Risiko Proyek?

• Apa tujuan Manajemen Risiko?

• Apa itu Risk Management Planning?

• Apa isi Risk Management Plan?

• Apa saja sumber risiko di proyek TI?

• Apa itu Risk Identification?

• Apa saja teknik identifikasi risiko?

• Apa itu Risk Register?

Reference Points

• ManPro-10-Project Risk Management.pdf (Slides 1-11, 18-19)

Apa itu Manajemen Risiko Proyek?

Risiko (Risk) adalah sebuah ketidakpastian yang jika terjadi, dapat memberikan dampak positif (peluang) atau negatif (ancaman) terhadap tujuan proyek.

Manajemen Risiko Proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespons risiko sepanjang siklus hidup proyek.

• Tujuan Utama: Meminimalkan dampak risiko negatif dan memaksimalkan peluang dari risiko positif. Ini membantu organisasi dalam mengantisipasi masalah, mendukung pengambilan keputusan, dan meningkatkan ketahanan terhadap ketidakpastian.

Proses 1: Risk Management Planning (Perencanaan Manajemen Risiko)

Ini adalah proses untuk memutuskan bagaimana cara mendekati, merencanakan, dan melaksanakan aktivitas manajemen risiko untuk sebuah proyek. Tujuannya bukan untuk mengidentifikasi risiko, melainkan untuk membuat “aturan main” dalam mengelola risiko.

• Output Utama: Risk Management Plan. Dokumen ini berisi:

  • Metodologi: Pendekatan, alat, dan sumber data yang akan digunakan.

  • Peran & Tanggung Jawab: Siapa yang bertanggung jawab untuk setiap aktivitas risiko.

  • Anggaran & Jadwal: Alokasi sumber daya dan waktu untuk manajemen risiko.

  • Kategori Risiko: Pengelompokan risiko (misalnya, teknis, eksternal, organisasi) untuk membantu identifikasi.

  • Definisi Probabilitas & Dampak: Skala yang akan digunakan untuk menilai risiko (misal: Rendah, Sedang, Tinggi).

  • Dokumentasi: Format untuk Risk Register.

Sumber dan Kategori Risiko

Risiko bisa datang dari mana saja. Dalam proyek TI, sumber umum termasuk kurangnya keterlibatan user, kebutuhan yang tidak jelas, dan estimasi yang tidak realistis.

• Kategori Risiko Umum:

  • Market Risk: Apakah produk akan laku di pasaran?

  • Financial Risk: Apakah proyek layak secara finansial?

  • Technology Risk: Apakah teknologi yang digunakan akan berfungsi?

  • People Risk: Apakah tim memiliki kompetensi yang cukup?

  • Process Risk: Apakah proses kerja di organisasi mendukung proyek?

Proses 2: Risk Identification (Identifikasi Risiko)

Ini adalah proses menentukan risiko mana yang dapat mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristiknya. Ini adalah proses berulang yang dilakukan sepanjang proyek.

Teknik Identifikasi Risiko

• Brainstorming: Diskusi kelompok untuk menghasilkan daftar risiko potensial.

• Delphi Technique: Menggunakan sekelompok ahli secara anonim untuk mencapai konsensus tentang risiko.

• Interview: Mewawancarai stakeholder, anggota tim, dan ahli untuk mendapatkan perspektif mereka.

• SWOT Analysis: Menganalisis Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman) proyek.

Risk Register (Daftar Risiko)

Ini adalah dokumen utama dalam manajemen risiko yang berfungsi sebagai “log” atau catatan untuk semua risiko yang teridentifikasi. Awalnya, risk register berisi hasil dari proses identifikasi, dan akan terus diperbarui selama proses analisis dan respons.

• Isi Awal Risk Register:

  • ID Risiko: Nomor identifikasi unik.

  • Nama Risiko: Deskripsi singkat.

  • Deskripsi Risiko: Penjelasan detail tentang risiko.

  • Kategori Risiko: Pengelompokan risiko.

  • Penyebab Risiko: Akar masalah yang dapat memicu risiko.

  • Dampak Risiko: Konsekuensi potensial jika risiko terjadi.

Summary

Manajemen Risiko Proyek bertujuan untuk mengelola ketidakpastian dengan proaktif, dimulai dengan proses Perencanaan (Risk Management Planning) untuk menetapkan kerangka kerja dan metodologi. Langkah selanjutnya adalah Identifikasi Risiko (Risk Identification) yang menggunakan berbagai teknik seperti brainstorming dan analisis SWOT untuk menemukan potensi ancaman dan peluang, yang semuanya kemudian didokumentasikan secara sistematis dalam sebuah dokumen hidup yang disebut Risk Register.

Additional Information

Analisis Akar Masalah (Root Cause Analysis)

Saat mengidentifikasi risiko, penting untuk tidak hanya mencatat gejalanya tetapi juga menemukan akar penyebabnya. Misalnya, risiko “Keterlambatan Proyek” adalah gejala. Akar penyebabnya bisa jadi “Estimasi Awal yang Terlalu Optimis” atau “Ketersediaan Sumber Daya yang Kurang”. Menangani akar penyebab jauh lebih efektif daripada menangani gejalanya. Teknik seperti “5 Whys” (bertanya ‘mengapa’ sebanyak lima kali) dapat membantu menemukan akar masalah.

Risiko Positif (Peluang)

Tim proyek sering kali hanya fokus pada risiko negatif (ancaman). Namun, mengidentifikasi risiko positif (peluang) sama pentingnya.

• Contoh Ancaman: Seorang anggota tim kunci mungkin mengundurkan diri.

• Contoh Peluang: Sebuah teknologi baru mungkin dirilis lebih awal dari yang diperkirakan, yang dapat mempersingkat waktu pengembangan.

Rencana manajemen risiko yang baik harus mencakup strategi untuk mengeksploitasi peluang ini, tidak hanya memitigasi ancaman.